Onderzoekslab weer bij de tijd met nieuw LIMS

11 mei, 2018

Er valt heel veel te winnen met het automatiseren van processen in het laboratorium. “Voorheen vonden we elke keer het wiel opnieuw uit,” zegt René Rozendal van Paques. Zij installeerden onlangs het iLES-systeem van iVention in het eigen lab.

Het Friese familiebedrijf Paques, specialist in gas- en waterzuivering, werkte op het interne lab nog met papieren formulieren voor monsteraanvragen en met Excelbestanden voor de documentatie van resultaten. “Dat was voor verbetering vatbaar,” stelt CTO René Rozendal van Paques. “Er was geen inzicht in de productiviteit, oude resultaten waren niet makkelijk zoekbaar, er was soms wat interne irritatie over levertijden die onduidelijk waren en we vonden vaak het wiel opnieuw uit, bijvoorbeeld voor het ontwerp van een rapportage.”

Goede referenties
Paques ging op zoek naar een partij om een LIMS-systeem te leveren om het labinformatiesysteem te moderniseren. “We wilden een gevestigde partij met goede referenties, want we opereren wereldwijd en het systeem moet ook geschikt zijn voor onze labs in India, Brazilië en China. Daarnaast hebben wij een set van meetmethoden, zoals GC, spectrofotometrie en thermografie maar ook microbiële activiteitsmetingen, die geïntegreerd moesten worden. Het belangrijkste was voor ons de integratie met het CRM-systeem Salesforce, dat onze klantencontacten beheert. iVention was de enige partij die zo flexibel was om aan al deze eisen te willen voldoen.”
Oscar Kox van iVention weet dat zijn bedrijf, dat nog geen tien jaar bestaat, niet tot de gevestigde partijen behoort. “Maar in de gesprekken met Paques hebben we benadrukt dat je een keuze maakt voor de komende tien jaar. Conventionele LIMS is soms verouderde technologie die bij de klant geïnstalleerd moet worden, het heeft lange implementatietijden en dure updates. Wij zijn vernieuwend, met een webbased applicatie die altijd up-to-date is.”

Klantcontacten
De samenwerking en integratie met Salesforce heeft iVention gecoördineerd. Daarbij moest de CRM-software leidend zijn wat betreft de namen en bedrijfsgegevens van klanten. Deze moet onder precies dezelfde naam in het LIMS verschijnen. Rozendal vertelt: “Het proces van bijvoorbeeld het meten van monsters begint dus met het invoeren van de klantgegevens in Salesforce. Pas daarna onstaat een link naar de monsterinvoerpagina van iLES, het systeem van iVention. iLES genereert ook een formulier met barcode die de klant krijgt, met instructies hoe het monster opgestuurd moet worden. Komt het monster binnen, dan wordt de barcode gescand en verschijnt het in de werklijst van de analist. De aanvrager kan de voortgang zien en intern is duidelijk waar het monster is en wat er nog moet gebeuren. Zo weet iedereen precies waar hij aan toe is. Aan het eind wordt er automatisch een rapport gegenereerd. Dat hoeft niet meer met de hand te gebeuren wat tijd en geld spaart.”
Bijzonder aan iVention is dat alle nieuwe toepassingen of methoden die voor een klant worden ontwikkeld direct beschikbaar komen voor alle klanten, zegt Kox. “Dat is soms een moeilijke discussie met de klant. Maar het gaat puur om de software, niet om de manier waarop zij die gebruiken. De configuratie en de meerwaarde die de klant creëert is nooit openbaar.”
Het iLES-systeem draait nu een paar weken naar tevredenheid, zegt Rozendal. “De overgang van de oude werkwijze naar de nieuwe viel mee. Ik denk dat dat voor ons minder lastig was, komend van een Excel, dan voor een lab dat al een ander LIMS heeft gehad. Later dit jaar beslissen we over de buitenlandse vestigingen.”